Как планировать свой день и распределять время, чтобы всё успевать
Фото: Pexels
Мы живем в бешеном ритме большого города: современному человеку в наши дни приходится совмещать работу, семью, спорт и досуг, при этом оставаясь продуктивным и в курсе всех последних новостей и тенденций.
Неудивительно, что при таком темпе у многих происходит выгорание и спад энергии. Правильное управление своим временем – это, пожалуй, самый нужный скилл последних лет. О том, как правильно организовать день, чтобы все успеть и при этом не сойти с ума, рассказываем ниже.
Планирование, распорядок дня и список дел: зачем это нужно
Планируйте задачи
Заранее составленный план позволяет сфокусироваться на самых важных задачах, не отвлекаясь на посторонние факторы. Планирование каждого дня помогает оставаться продуктивным даже в условиях сжатых сроков.
Контролируйте время
Так как время в наши дни – это самая ценная валюта, важно правильно ее инвестировать. Каким задачам отдать предпочтение, а какие можно отложить: очень полезный навык, который необходим всем, вне зависимости от уровня занятости.
Четкое распределение задач и понимание куда двигаться дальше снижают тревогу и помогают сделать любую работу эффективной и продуктивной.
Как правильно распределять время и расставлять приоритеты
Приоритеты
Когда есть четкая цель, сразу становится ясно в каком направлении двигаться. Важно устанавливать реалистичную и достижимую цель. Для этого существуют метод SMART.
Согласно ему, цель должна быть четкой, достижимой, важной, ограниченной по срокам и измеримой, то есть не абстрактной и эфемерной.
Блокируйте прокрастинацию
Чтобы не отвлекаться на пустые разговоры и скроллинг социальных сетей отложите телефон в сторону и обязательно переведите его в беззвучный режим.
Кал Ньюпорт в своей книге «Цифровой минимализм» пишет, что для повышения продуктивности необходимо ограничить себя от влияния цифрового шума.
Давайте себе время на отдых
Рекомендуется использовать технику 25/5, чтобы не перегружать мозг и не увеличивать уровень стресса из-за постоянной работы.
Какое выбрать время выполнения задач
Наш организм привык работать в соответствии с циркадным ритмом, то есть для решения определенных задач подходит определенное время суток.
Например: сложные задачи, требующие аналитического подхода, лучше оставить на ранее утро. Пик физической подготовленности нашего тела приходится на обед, так что это идеальное время для занятий спортом. На послеобеденное время и вечер советуем отложить креативные задачи и творческие проекты, а ночью можно заняться медитацией, чтобы сон был крепким.
Успевать, планировать, определять
Утро: настрой и фокус
- просыпайтесь без гаджетов
- проводите утро в тишине и спокойствии
- обязательно делайте зарядку
- выделяйте с утра три ключевые задачи на день.
Рабочие блоки: планируйте дела
- приоритетные задания выполняйте в первой половине дня
- делите рабочее время на блоки с перерывами
Обед и отдых: ваш мозг должен отдыхать
- ешьте в спокойной обстановке, а не на бегу
- в обед можно дать себе время отдохнуть: поговорите с коллегами, сделайте легкую зарядку, пройдитесь пешком
Вторая половина дня: завершение ключевых дел
- на вторую половину дня оставляем более легкие задачи
- минимум полчаса нужно оставить «про запас», на случай экстренных ситуаций
Вечер: подведение итогов и новые источники мотивации
- зафиксируйте на бумаге выполненные за сегодня задачи
- пропишите, что переносится на завтра
- отведите вечер под любимые занятия
- старайтесь минимизировать перед сном использование смартфона и ноутбука
- выработайте привычку ложиться спать до 23:00 – в это время вырабатывается гормон сна, мелатонин.
Метод, который поможет именно вам
Time-blocking
Техника, по которой весь день делится на временные блоки и определенные задачи.
Помогает делать фокус на важных задачах и не тратить время впустую.
Не подойдет людям с хаотичным распорядком дня.
GTD
Система авторства Дэвида Аллена, согласно которой все планы записываются на бумагу и структурируются по степени важности.
Такая система более сложна для понимания и вряд ли подойдет тем, кто только-только начинает осваивать искусство тайм-менеджмента.
АBCDE
Система Брайана Трейси – по ней все задачи систематизируются по важности ABCDE от большего к меньшему, где А – это критически важная задача, а Е – то, что можно перенести на другой день.
Хорошая система для людей, умеющих самостоятельно отделять приоритетные задачи от поверхностных.
Многозадачность, стресс и нереалистичность: что вам мешает
* многозадачность – при совмещении сразу нескольких дел одновременно значительно снижается уровень продуктивности нашего мозга
* работа без перерывов – повышается риск выгорания, снижается продуктивность, растет уровень стресса
* недостижимые планы – дополнительная нагрузка на психику и повышение тревожности; очевидно, что из 30 поставленных на день пунктов вы скорее всего не выполните ни одного, поэтому важно ставить реалистичные цели.
Составляйте план – управляйте жизнью
Грамотное планирование и тайм-менеджмент – это не про четкий контроль и армейский порядок, а про умение гибко лавировать между задачами в своем собственном ритме.
Прелесть такого подхода в том, что вы остаетесь продуктивным и эффективным даже в рамках постоянных сроков и дедлайнов.
Как считает Брайан Трейси, специалист по тайм-менеджменту и автор ряда книг по повышению собственной продуктивности:
Ты не управляешь временем. Ты управляешь собой.
